实验室必须具有进行食品微生物检测所需的仪器设备、试剂和材料，分析结果的可靠性在很大程度上受使用仪器设备、试剂和材料的影响。为了确保采购服务和供给质量，确保所采购的物品符合测试工作要求，实验室应对所需购买的仪器设备和材料制定文件化内容并规范采购程序，具体可遵循以下步骤和原则：
1.明确采购目的，编制采购文件
实验室在采购仪器设备和材料时，必须明确需要采购的目的，确定采购物品的功能与系统的需要。这就要求事先制定采购文件或填写采购申请表，在采购文件或采购申请表中，对所要采购的物品提出足够的要求，并对其技术要求进行详细地描述，包括对仪器进行的系统评估，能否满足用户的需要，价格是否适当，是否有研究与发展的空间，是否有质量保证数据质量能否提高，是否符合健康、安全、法规的要求等。同时还应考察仪器与附件的大小环境温度、湿度、仪器的重量、供电系统(电压、电流、特殊插座)、水、气、上下水道、通信系统、网络联结系统、健康与安全方面是否需要特许证等，上述资料可向销售商索取。
2.评价采购文件
对编制的采购文件或申请表进行评价。评价的内容包括：采购物品的技术指标和对测试方法要求的满足性；供应商提供的产品质量对测试方法要求的满足性等，以证明采购物品是否满足测试工作的要求。对于申请购置的新仪器设备的评价，实验室相关负责人应组织收集有关仪器设备的信息资料，核实采购文件中申请购置的仪器设备的生产厂家、型号、规格及性能指标等是否满足测试方法的需要。大型仪器设备则需要设备管理部门请有关专家进行论证和评价。
3.采购
采购申请经批准后应对仪器设备的供应商进行评价，并保存评价的记录和获得批准的供应商名单。仪器设备的采购应选择信誉高、产品质量好、售后服务好的供应商。与供应商签订的技术合同应尽可能详细，合同中应包括申请书中所有的技术指标信息。购买国产的仪器设备时要注意检查制造计量器具许可证标志；拟购买的进口的仪器设备若属于《中华人民共和国进口计量器具型式审查目录》中的计量器具，应经过型式批准。
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